Blog / Etkinlikte Hata Payını Sıfırlayan 12 Kontrol Noktası (Uygulanabilir Check-List)
Başarılı bir etkinlik; net amaç, sağlam akış ve risksiz teknik kurgu ister. İşte ekiplerimizin sahada kullandığı, pratik ve gerçekçi 12 maddelik kontrol listesi:
Amaç & Format – Neden toplanıyoruz? Sunum mu, gala mı, workshop mu?
Bütçe Kalemleri – Mekân, teknik (ses-ışık-görüntü), sahne/ dekor, catering, sanatçı, sigorta, güvenlik, foto-video.
Mekân Seçimi – Kapasite, tavan yüksekliği, yükleme alanı, elektrik altyapısı, akustik, backstage, otopark.
Sözleşmeler – Kurulum/söküm saatleri, gürültü sınırları, iptal şartları, olumsuz hava koşulu maddeleri.
Teknik Plan (Ses-Işık-Görüntü) – PA kapasitesi, mikrofon setleri, ışık tasarım patch listesi, LED/Projeksiyon ölçüleri, güç hesapları.
Sahne & Akış – MC metinleri, konuşmacı/sanatçı sırasi, geçiş müzikleri, timer ve cue’lar.
İzin & Güvenlik – Belediyeden izin gereksinimleri, güvenlik personeli, acil çıkış haritaları, ilk yardım.
Catering – Menü, alerjen listeleri, servis akışı, VIP/protokol planı.
Oturma Planı – Yuvarlak masa mı theatre mı? Görüş açısı ve geçiş koridorlarına dikkat.
Ekip & Brifing – Tüm tedarikçilere tek PDF brifing: saatler, sorumlular, iletişim zinciri, planlar.
Prova & Soundcheck – En az 60 dk. genel prova; konuşmacı mikrofonları, sahne giriş-çıkışları.
B Planı – Jeneratör, yedek mikrofon, ikinci bilgisayar/HDMI kablosu, yağmurluk/branda; olası aksaklıklara hazır plan.
Saha İpuçları:
İletişim Zinciri: “Kim, ne zaman, kime rapor verir” şeması hazırlayın.
Teknik Yükleme: Trafik saatlerini, yük asansörünü ve otopark erişimini önceden teyit edin.
Gürültü Yönetimi: Komşular ve otel odaları için desibel sınırı ve kapanış saatini netleştirin.
Anlık Notlar: Etkinlik sonrası raporda kullanılmak üzere sorun/öneri notları toplayın.
Teslim Önerisi (Müşteriye):
Tek PDF: Zaman çizelgesi, ekip listesi, akış, teknik patch, oturma planı, iletişimler.
Kapanışta: Foto-video teslim tarihi, teşekkür maili, öğrenimler ve öneriler.
